Techniques de réunion


Les réunions sont devenus un outil de travail incontournable. A l'ère du télétravail, ce phénomène s'est même accentué. Elles sont cependant souvent perçues comme une perte de temps. Il apparait donc plus que jamais nécessaire de faire évoluer les comportements et de proposer une gestion réellement productive du groupe, en toute circonstance.

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L’entreprise a aujourd’hui de plus en plus de besoin de communiquer, travailler en groupes projets, bref, de se réunir, pour mener à bien les missions qui lui sont confiées.
Sur un marché fortement concurrentiel, cela nécessite de prouver en permanence aux clients sa capacité à innover pour assurer une qualité toujours plus compétitive.
Cela nécessite un travail de concertation intense, et de nombreuses réunions de travail pour impliquer tous les acteurs dans les différents projets sur lesquels s’engage l’entreprise.
La multiplication des réunions est souvent mal perçue par les participants, et peut être un réel handicap pour l’organisation, dès lors où les résultats ne sont pas à la hauteur des efforts investis.

Lors des réunions, les participants rencontrent souvent des difficultés portant sur :

• Les aspects de gestion du groupe :
- réunir les participants ;
- faire évoluer les comportements du groupe ;
- impliquer ;
- déléguer ;
- motiver…

• Et de gestion de la production du groupe :
- cerner le problème à traiter ;
- faire une réunion productive en peu de temps ;
- organiser et préparer les présentations au comité qualité…

Il y a donc bien deux aspects fondamentaux à traiter :
- l’apprentissage des outils techniques nécessaires à l’animation ;
- la sensibilisation aux phénomènes de travail en groupe.


Objectifs professionnels :

A l’issue de la formation, les stagiaires seront capables :


• D’animer tous types de réunions :

- organisation et préparation de la réunion ;
- mise en œuvre des techniques de « production » d’un groupe ;
- animation du groupe.

• De « vendre » aux partenaires de l’entreprise les projets issus de leur travail :
- supports,
- présentation.


Objectifs pédagogiques :

Lors de la formation, les participants apprendront :

• la rédaction d’un ordre du jour en fonction du type de réunion à animer ;
• préparer et faire préparer la réunion ;
• les supports d’organisation et de d’animation de leurs réunions ;
• l’entraînement pratique à l’animation d’un groupe ;
• la conception et la réalisation de supports de présentation du travail réalisé ;
• les tableaux de bord de suivi du travail des groupes.

1. De la nécessité de se réunir, sans tomber dans la réunionite :

Les différents types de réunions :
- depuis le débriefe de fin/début de poste, à la réunion de travail sur un projet.
- réunions d’équipe régulières, réunions de travail…

2. préparer la réunion de travail :

• Gestion de la situation :
- choix du groupe, du lieu ou du mode, de l’horaire ;
- rédaction de l’ordre du jour ;
- grille de préparation de la réunion ;
- choix de la méthode de travail.

• Concevoir les supports :
- concevoir et réaliser une présentation ;
- les comptes rendus : structure, archivage…

• Préparation matérielle (en physique ou à distance) :
- la salle ;
- le matériel / les programmes ;
- les dossiers ;
- le secrétariat.

3. animer une réunion de travail :

• Les outils d’animation :
- métaplan ;
- brainstorming ;
- diagramme de causes/effets ;
- etc.

• Gestion de la production du groupe de travail :
- fixer les « règles du jeu » ;
- dynamiser le travail du groupe ;
- alternance analyse/synthèse ;
- des idées aux solutions ;
- des solutions à l’action ;
- le compte-rendu.

• Les situations particulières :
- principes de communication de groupe ;
- les motivations du groupe et de chaque participant en particulier ;
- gérer les situations difficiles : conflits, attitudes négatives...
- statut de l’animateur : autorité et faire autorité ;
- statut des participants : expertise, consultation, co-acteur, co-auteur.

4. gestion du suivi :
- tableaux de bord ;
- actions correctives.

2 jours

Pédagogie impliquante, à base de nombreuses réalisations pratiques :

- création de supports ;
- réalisation d’indicateurs spécifiques ;
- préparation de mises en situations ;
- entraînements pratiques à l’animation ;
- fiche de suivi de projet.

Il sera demandé aux participants de venir avec les documents sur lesquels ils souhaitent approfondir et/ou améliorer leur mise en œuvre.

Une documentation pratique sera remise à chaque participant.

La durée de la formation est prévue sur deux jours.

La taille du groupe est fixée à 12 participants maximum.

Maîtrise de la langue (parlée et écrite). Être à l'aise avec un ordinateur est recommandé, en particulier si le participant souhaite travailler les réunions à distance.

Tous public

Encadrants, experts dans son domaine, salarié expérimenté cherchant à développer de nouvelles compétences transversales, etc.

En inter ou en intra, cette formation est proposée à un tarif de 1 250,00 € HT la journée.
À partir de 105,00 € HT la journée par participant pour un groupe de 12 personnes.
Jusqu'à 210,00 € HT la journée par participant, pour un groupe de 6 personnes.

8 personnes maximum par session.

Remise de documentation et d'une "caisse à outils"

Ce programme peut aussi être réalisé en formule « formation-coaching ».

Si vous rencontrez des difficultés, avez besoin d'aménagements ou souffrez d'un handicap visible ou invisible, vous pouvez contacter notre référent handicap qui étudiera avec vous les possibilités d'adaptation d'accès et de suivi de cette formation.

Pour en savoir plus, c'est ici


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